« La secrétaire de mairie » et « le secrétaire de séance » : deux mots qui se ressemblent, deux fonctions juridiquement incompatibles. L'erreur est fréquente et entachable.
1. Le secrétaire de séance : un membre du conseil
L'article L.2121-15 du CGCT est sans ambiguïté : « Au début de chacune de ses séances, le conseil municipal nomme un ou plusieurs de ses membres pour remplir les fonctions de secrétaire. »
Le secrétaire de séance est donc un conseiller municipal élu, désigné en début de séance, qui assiste le maire dans la tenue de la réunion et signe le PV après approbation.
2. La secrétaire de mairie : un agent de la fonction publique territoriale
La secrétaire de mairie (ou « secrétaire générale », « DGS » selon la taille) est un agent communal recruté par la commune. Elle prépare les délibérations, rédige le projet de PV, gère le budget, l'état civil, l'accueil. Elle n'est pas membre du conseil.
Elle peut assister aux séances pour aider le maire et le secrétaire de séance, mais ne vote pas et ne signe pas le PV.
3. La désignation du secrétaire de séance
- Désignation en début de séance, premier acte ;
- Mode : main levée ou scrutin secret (à la demande) ;
- Pas de durée maximale : possible de désigner le même conseiller à chaque séance ;
- Le maire ne peut pas être secrétaire de séance ;
- Plusieurs secrétaires sont possibles (pour les longues séances).
Mentionner expressément dans le PV : « Le conseil municipal, à l'unanimité, désigne M./Mme [Nom] secrétaire de séance. »
4. Missions du secrétaire de séance
- Prendre des notes pendant la séance (ou superviser celles de la secrétaire de mairie) ;
- Vérifier le projet de PV avant approbation ;
- Cosigner le PV avec le maire (la signature lui confère la force probante) ;
- Assister à l'élection du maire et des adjoints lors d'une installation.
5. Pourquoi cette distinction ?
La séparation est démocratique : le PV est validé par un pair élu, pas par un employé subordonné au maire. C'est une garantie de l'autonomie des conseillers face à l'exécutif.
6. Conséquences d'une désignation irrégulière
Si une séance s'est déroulée sans désignation formelle de secrétaire de séance, ou si la secrétaire de mairie a signé à sa place, le préfet peut soulever une irrégularité dans le cadre du contrôle de légalité. Conséquence : annulation possible des délibérations prises.
La régularisation a posteriori (par exemple un PV signé après coup par un conseiller) est en principe acceptée par la jurisprudence, à condition que le conseiller en cause ait bien assisté à toute la séance.
7. Bonne pratique avec PVMairie
L'outil propose une liste déroulante des conseillers présents pour désigner le secrétaire de séance. Cette désignation apparaît dans le PV et dans le compte rendu d'affichage. La case « signataires » du PV affiche automatiquement le nom du secrétaire désigné et celui du maire — réduisant à zéro le risque d'erreur.
Sources officielles
Cet article s'appuie sur les textes en vigueur. Vérifiez toujours la version consolidée sur Légifrance :
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