Le registre des délibérations est l'archive officielle de la vie démocratique communale. Il a vocation à être conservé sans limitation de durée et consultable par tout administré. Longtemps tenu en gros volumes reliés, il peut depuis 2019 être intégralement numérique.
1. Obligation légale
L'article L.2121-23 du CGCT prévoit que les délibérations sont inscrites par ordre de date et signées par tous les membres ayant participé au vote, et que le registre est tenu à la mairie.
L'article L.2121-26 ouvre l'accès au registre à toute personne : « Toute personne peut demander communication des procès-verbaux du conseil municipal, des budgets et des comptes de la commune et des arrêtés municipaux. »
2. Contenu du registre
- Le PV intégral de chaque séance, signé du maire et du secrétaire de séance ;
- Les annexes mentionnées au PV (rapport, projet de délibération…) ;
- L'ordre chronologique strict ;
- Aucune rupture (pages numérotées, sans blanc volontaire).
3. Le registre papier traditionnel
Historiquement, le registre se présente comme un grand cahier relié de format A4 ou raisin, fourni par les Archives départementales ou un imprimeur agréé. Caractéristiques :
- Pages numérotées en continu
- Coté et paraphé à l'ouverture par le maire
- Reliure « cousue » empêchant l'ajout/retrait de pages
- Conservation au coffre ou dans une armoire ignifuge
- Versement aux Archives départementales en cas de réorganisation
4. Le registre numérique (depuis 2019)
La loi n°2019-1461 du 27 décembre 2019 (Engagement et Proximité) et son décret d'application n°2021-1311 du 7 octobre 2021 (en vigueur au 1er juillet 2022) autorisent la tenue du registre sur support électronique. Conditions :
- Authentification du document : signature électronique du maire (au moins « avancée » au sens eIDAS)
- Inaltérabilité : hash de chaque PV, archivage sur support pérenne
- Lisibilité longue durée : format PDF/A recommandé
- Sauvegarde distincte (idéalement copie chez un tiers archiveur)
- Consultation publique assurée (en mairie ou en ligne)
PVMairie tient automatiquement un registre numérique de traçabilité : chaque PV finalisé est horodaté et empreinté (SHA-256), avec export d'un manifeste annuel (plan annuel). Pour un registre dématérialisé pleinement opposable au sens du décret n°2021-1311, ajoutez-y une signature électronique (au moins avancée) du maire ; sinon, conservez le registre papier signé, qui reste parfaitement valable.
5. Le double registre : pratique recommandée
Beaucoup de communes choisissent une période transitoire :
- Le PV est rédigé sur PVMairie (numérique signé) ;
- Une copie imprimée et signée à la main est collée au registre papier ;
- Le registre papier reste la version « primale » jusqu'à validation interne du dispositif numérique.
Cette double tenue n'est pas obligatoire mais sécurisante pendant la phase de transition.
6. Communication aux administrés
Toute personne peut venir consulter le registre en mairie aux heures d'ouverture. Elle peut également demander une copie d'une délibération (gratuite ou payante au tarif fixé par le conseil, dans la limite des coûts de reproduction).
7. Conservation et archivage
Durée de conservation : illimitée. Le registre est versé aux Archives départementales lorsqu'il n'est plus d'usage courant (généralement après 30 ans). Le registre numérique suit la même obligation : il doit être versé au Service interministériel des archives de France (SIAF) sous forme numérique pérenne.
8. Sanctions en cas d'irrégularité
Un registre tenu de façon non conforme peut être un motif de mise en cause de la commune (responsabilité administrative), mais n'entraîne pas directement la nullité des délibérations. La Chambre régionale des comptes peut formuler des observations lors de ses contrôles.
Sources officielles
Cet article s'appuie sur les textes en vigueur. Vérifiez toujours la version consolidée sur Légifrance :
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