Pour gérer un cimetière sans se retrouver démuni au moment d'une inhumation, d'un renouvellement ou d'une reprise, la commune doit tenir à jour un registre des concessions. Aucun texte n'impose un modèle unique, mais la commune doit à tout moment pouvoir justifier de la situation de chaque emplacement. Voici ce qu'il faut y consigner et comment le tenir durablement.
1. À quoi sert le registre des concessions
Le registre est la mémoire du cimetière. Il permet de :
- retrouver le titulaire d'une concession et ses ayants droit ;
- savoir qui est inhumé à chaque emplacement ;
- connaître le type et la durée de la concession, sa date d'attribution et son échéance ;
- prévenir les familles avant l'expiration pour proposer un renouvellement ;
- justifier une reprise de concession échue ou en état d'abandon (voir notre guide reprises de concessions funéraires).
Il complète l'acte de concession individuel (arrêté ou titre) signé lors de l'attribution, et le plan du cimetière.
2. Ce que l'on y consigne
Un registre utile rassemble, pour chaque concession :
- l'emplacement : carré, rang, numéro (idéalement relié au plan) ;
- le titulaire et ses coordonnées, ainsi que les ayants droit connus ;
- le type de concession : temporaire, trentenaire, cinquantenaire ou perpétuelle ;
- les dates : attribution, échéance, éventuels renouvellements ;
- le tarif acquitté et la référence de la délibération fixant les tarifs ;
- les défunts inhumés (identité, date d'inhumation) ;
- les observations : travaux, monument, état d'entretien, procédure de reprise en cours.
Les durées et tarifs sont fixés par le conseil municipal ; on renvoie ici au guide cimetière communal : création, droit à inhumation et règlement.
3. Registre et données personnelles
Le registre contient des données à caractère personnel (familles, défunts). Sa tenue s'inscrit donc dans les obligations générales de la commune en matière de protection des données : finalité, accès limité aux personnes habilitées, durée de conservation cohérente. Notre guide RGPD en mairie précise ce cadre. Pour les durées de conservation des documents liés, voir conservation des documents en mairie.
4. Papier, tableur ou logiciel ?
Le format est libre, mais chaque support a ses conséquences pratiques :
- Registre papier : simple, mais lent à consulter, fragile, et sans lien avec le plan.
- Tableur : plus maniable, mais aucune alerte d'échéance et un plan qui reste à part.
- Logiciel dédié : registre et plan reliés, alertes automatiques avant échéance, préparation des courriers, suivi des reprises. C'est ce que compare notre guide logiciel de gestion de cimetière.
5. Bonnes pratiques de tenue
- Mettez à jour à chaque événement : attribution, inhumation, renouvellement, reprise.
- Numérotez les emplacements de façon cohérente et durable (par carré et rang).
- Sauvegardez régulièrement si vous utilisez un tableur ou un logiciel local.
- Anticipez les échéances : passez en revue chaque année les concessions arrivant à terme.
- Tracez les reprises : conservez les dates, constats et courriers, indispensables en cas de contestation.
Sources officielles
Cet article s'appuie sur les textes en vigueur. Vérifiez toujours la version consolidée sur Légifrance :
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