Que jeter ? Que garder ? Pendant combien de temps ? C'est l'une des questions les plus posées dans les groupes de secrétaires de mairie — et la réponse est précise : on ne peut rien éliminer sans autorisation des archives départementales, et les durées légales sont fixées par instruction ministérielle.
Ce que dit la loi
Le cadre juridique repose sur :
- Code du patrimoine, art. L.211-1 à L.212-24 : définition des archives publiques, obligation de conservation, rôle du Service interministériel des Archives de France (SIAF)
- Instruction DGP/SIAF/2009/018 du 28 août 2009 (souvent appelée "instruction de 2009") : tableau de gestion des archives des communes et des structures intercommunales — c'est le document de référence
- Art. L.212-7 Code du patrimoine : aucun document d'archives publiques ne peut être éliminé sans le visa préalable de l'administration des archives
Ce visa se matérialise par un bordereau d'élimination que vous transmettez aux archives départementales pour validation avant toute destruction.
Les trois destins possibles d'un document
- Conservation définitive (C) : le document entre dans les archives historiques — versement aux archives départementales ou conservation en mairie si capacité
- Tri (T) : une partie est conservée, le reste peut être éliminé — le tableau de gestion précise les critères
- Élimination (D) : après visa des archives départementales sur bordereau d'élimination
Tableau des durées d'utilité administrative (DUA)
Ce tableau synthétise les DUA issues de l'instruction de 2009. Les durées courent à compter de la clôture du dossier (dernière pièce versée), sauf mention contraire.
| Catégorie | Type de document | DUA | Sort final |
|---|---|---|---|
| Conseil municipal | PV de séance + registre des délibérations | Permanent | Conservation |
| Convocations, ODJ, comptes rendus d'affichage | 5 ans | Tri | |
| Arrêtés municipaux | Arrêtés permanents (voirie, numérotation, stationnement…) | Permanent | Conservation |
| Arrêtés temporaires (manifestations, travaux ponctuels…) | 5 ans | Élimination | |
| Budget & finances | Budget primitif, compte administratif, compte de gestion | 10 ans | Conservation |
| Décisions modificatives (DM) | 10 ans | Conservation | |
| Factures, mandats, bons de commande | 10 ans | Élimination | |
| Personnel | Dossiers agents titulaires (fonctionnaires) | 80 ans (à compter de la naissance) | Conservation |
| Dossiers agents contractuels | 5 ans après fin de contrat | Élimination | |
| Bulletins de salaire, états de paie | 50 ans | Conservation | |
| État civil | Registres naissances, mariages, décès (double mairie) | Permanent | Archives départ. |
| Urbanisme | Permis de construire, déclarations préalables accordés | 10 ans après achèvement | Tri |
| Certificats d'urbanisme, renseignements d'urbanisme | 5 ans | Élimination | |
| Marchés publics | Marchés ≥ 40 000 € HT (procédure formalisée ou adaptée) | 10 ans après fin du marché | Conservation |
| Marchés inférieurs + offres non retenues | 5 ans | Élimination | |
| Funéraire | Registre des concessions, actes de concession | Durée de la concession + 5 ans | Tri |
| Courrier | Courrier entrant et sortant de portée générale | 3 à 5 ans | Tri |
| Subventions | Dossiers de demande et de versement de subventions | 10 ans | Tri |
Sources : Instruction DGP/SIAF/2009/018 du 28 août 2009 — tableau de gestion des communes. Les durées sont des minima légaux ; certains documents peuvent être conservés plus longtemps sur décision de l'archiviste départemental.
La règle d'or : le bordereau d'élimination
Avant de jeter quoi que ce soit, vous devez remplir un bordereau d'élimination et obtenir le visa des archives départementales. Ce n'est pas une formalité optionnelle : l'élimination sans visa expose la commune à des sanctions pénales (art. L.214-3 Code du patrimoine).
Le bordereau liste les séries à détruire (nature des documents, dates extrêmes, volume). Les archives départementales disposent d'un délai d'un mois pour répondre. En l'absence de réponse, le visa est réputé accordé.
Le versement aux archives départementales
Une fois la DUA écoulée, les documents à conservation définitive peuvent être versés aux archives départementales. Ce versement est gratuit et obligatoire pour les communes de moins de 2 000 habitants qui ne disposent pas de locaux adaptés (art. L.212-11 Code du patrimoine). Pour les plus grandes communes, c'est une option recommandée.
Le versement se fait accompagné d'un bordereau de versement (inventaire détaillé), qui devient le document de référence pour toute demande de consultation ultérieure.
Archives numériques : mêmes règles
Les documents nativement numériques (emails, PV rédigés sur traitement de texte, tableurs) sont des archives publiques au même titre que les documents papier. Ils sont soumis aux mêmes DUA et au même visa d'élimination. Un email administratif n'est pas une zone de non-droit.
Pour les PV de conseil municipal générés avec PVMairie, le fichier PDF horodaté avec empreinte SHA-256 constitue un double numérique valide qui complète (mais ne remplace pas formellement) la version papier signée du registre.
Qui contacter dans votre département ?
Chaque département dispose d'un service des Archives départementales, joignable via le site du Conseil départemental. C'est votre interlocuteur obligatoire pour :
- Obtenir le visa d'élimination
- Effectuer un versement
- Obtenir le tableau de gestion adapté à votre type de commune
- Demander une formation ou une mission de conseil en archivage
Certains Centres de Gestion (CDG) proposent également une mission d'archivage mutualisée pour les petites communes.
Checklist pratique
| Action | Quand | Qui |
|---|---|---|
| Identifier les documents à DUA échue | Chaque année | Secrétaire de mairie |
| Rédiger le bordereau d'élimination | Avant toute destruction | Secrétaire de mairie |
| Envoyer le bordereau aux Archives départ. | Avant destruction | Secrétaire de mairie |
| Attendre le visa (délai : 1 mois) | Après envoi | Archives départementales |
| Détruire après visa | Après visa obtenu | Secrétaire de mairie |
| Préparer le bordereau de versement pour les documents définitifs | Quand le local est plein / chaque 5 ans | Secrétaire de mairie + Archives départ. |
Sources officielles
Cet article s'appuie sur les textes en vigueur. Vérifiez toujours la version consolidée sur Légifrance :
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