Vous venez d'être recruté(e) ou muté(e) sur un poste de secrétaire de mairie. Avec ou sans passation sérieuse de la part de votre prédécesseur(e), il faut aller chercher l'information là où elle se trouve — et souvent, dans plusieurs tiroirs à la fois. Ce guide est la checklist que vous auriez aimé avoir le premier jour.
Ce qui rend ce poste particulier
La secrétaire de mairie est souvent seule sur son poste, parfois à temps partagé sur plusieurs communes. Elle est à la fois DRH, juriste, comptable-adjoint, archiviste et assistante du conseil. Le périmètre est vaste, les délais légaux sont stricts, et les formations spécifiques sont rares.
La bonne nouvelle : la communauté professionnelle est soudée. Des groupes Facebook actifs (ex. : "Secrétaires de mairie") réunissent des milliers de collègues prêts à répondre. Rejoignez-les le jour 1.
Semaine 1 — Les fondamentaux à sécuriser
1. Accès et codes
- Ordinateur de travail : identifiant Windows/réseau, boîte mail professionnelle
- Logiciel métier (Berger-Levrault, JVS-Mairistem, Cosoluce, Magnus, AGEDI, Ciril…) — noter le numéro de contrat support
- Coffre ou tiroir fermant à clé : registres, actes d'état civil, cachets officiels, tampon de la mairie
- Platine de signature du maire (si électronique)
- Codes des armoires d'archives
2. Plateformes nationales obligatoires
Ces plateformes sont utilisées régulièrement — notez les identifiants dans un gestionnaire sécurisé :
| Plateforme | Usage |
|---|---|
| ACTES / S@LAIRE (préfecture) | Télétransmission des actes soumis au contrôle de légalité |
| HELIOS / Portail DGFIP | Interface comptable avec le trésorier (DDFIP) |
| Net-entreprises (DSN) | Déclaration Sociale Nominative mensuelle |
| Ameli.fr (CPAM) | Suivi arrêts maladie, indemnités journalières (si non affilié CNRACL) |
| CNRACL (CDC) | Gestion retraite et prévoyance des agents titulaires |
| IRCANTEC (CDC) | Retraite complémentaire agents non-titulaires |
| Chorus Pro | Réception et émission des factures dématérialisées > seuil |
| Emploi-territorial (CDG) | Déclaration des emplois vacants, recrutements |
| ANTS | Cartes grises, CNI, passeports (si station de mairie) |
3. Registres obligatoires à localiser
Ces documents doivent être physiquement identifiables dès la première semaine :
- Registre des délibérations du conseil municipal : chronologique, obligatoirement coté et paraphé
- Registre des arrêtés municipaux
- Registres d'état civil : naissances, mariages, décès — doubles mairie (annuels ou quinquennaux)
- Registre des concessions funéraires
- Registre du courrier entrant/sortant (souvent numérique dans le logiciel métier)
- Tableau des emplois (mis à jour par délibération)
Premier mois — Cartographier l'environnement
4. Identifier vos interlocuteurs obligatoires
| Interlocuteur | Rôle pour la commune |
|---|---|
| Trésorier (DDFIP) | Comptable public de la commune — mandats, titres, budget |
| Centre de Gestion (CDG) | Appui RH, recrutement, formation, médecine du travail, conseil juridique |
| Référent préfecture | Bureau des collectivités locales — contrôle de légalité, urbanisme |
| Assureur statutaire | MNT, CNP Collectivités, FNCDG… — déclaration accidents, arrêts |
| AMF départementale | Association des Maires — ressources, formations, lobbying |
| Médecin du travail | Suivi obligatoire des agents — via CDG ou convention directe |
Prenez le temps de vous présenter par téléphone à chacun dans le premier mois. Le trésorier et le CDG en particulier sont des alliés précieux : ils connaissent la commune depuis des années et peuvent vous débloquer en 10 minutes ce qui vous prendrait des jours seul(e).
5. Identifier les prochaines échéances
Demandez au maire ou récupérez dans le logiciel :
- Date du prochain conseil municipal (convocation à préparer)
- Prochaine DM ou budget à voter
- Agents en arrêt maladie ou en fin de contrat
- Marchés publics en cours : dates de reconduction ou fin
- Concessions funéraires échues (vérifier le registre)
- Délai de transmission des derniers PV à la préfecture
6. État des dossiers en cours
Faites l'inventaire des dossiers "en cours" laissés par votre prédécesseur :
- Dossiers de permis de construire en instruction
- Subventions accordées mais dont le solde n'a pas été demandé
- Marchés publics signés sans notification
- Agents dont le dossier n'est pas à jour (avancements, formations obligatoires)
Ne cherchez pas à tout comprendre dans les 2 premières semaines. Priorisez : (1) les délais juridiques imminents, (2) la paie du mois, (3) le prochain CM. Tout le reste peut attendre d'être cartographié calmement.
Calendrier annuel de la secrétaire de mairie
Certaines tâches reviennent chaque année aux mêmes périodes :
| Période | Tâche récurrente |
|---|---|
| Oct. – nov. | Débat d'orientation budgétaire (DOB), préparer le BP de l'année N+1 |
| Janvier – 15 avril | Vote du budget primitif (avant le 15 avril sans prorogation) |
| Avant le 30 juin | Vote du compte administratif de l'année N-1 |
| Octobre – novembre | Tour de cimetière avant Toussaint — concessions à reprendre, entretien |
| Décembre | Avancement d'échelon des agents, état des droits à formation (DIF) |
| Janvier | Mise à jour du tableau des emplois, déclaration DADS (si applicable) |
| Avant le 5 de chaque mois | DSN mensuelle pour les agents (si applicable) |
Se former et s'outiller
Les ressources indispensables :
- Votre CDG : formations dédiées secrétaires de mairie, souvent gratuites ou à faible coût
- Le CNFPT : formation continue des agents territoriaux, en ligne et présentiel
- Légifrance : textes CGCT, loi 84-53 (statut FPT), à consulter directement plutôt que via des forums
- AMF et AMF départementale : notes juridiques, circulaires, modèles d'actes
- Groupes professionnels Facebook : "Secrétaires de mairie" — réponses de collègues en 30 min sur des cas concrets
PVMairie est pensé pour le quotidien : registre des délibérations, checklist RH, suivi de dossiers, annuaire des plateformes. Ça ne remplace pas la formation — mais ça évite d'avoir à tout retrouver dans 12 endroits différents.
Sources officielles
Cet article s'appuie sur les textes en vigueur. Vérifiez toujours la version consolidée sur Légifrance :
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